山鹰国际:电子合同打通全业务数字化链路

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注:本文为法大大“解密企业数字化转型秘籍”系列访谈视频《数智大咖谈》第3期:《山鹰国际:电子合同打通全业务数字化链路》的镜像文字稿。发言人:吴涛,山鹰国际流程信息中心总经理。

山鹰国际是一家A股的上市企业,我们是一家以纸为核心,为客户提供一体化解决方案的企业。山鹰国际从2016年开始,以实现一流高绩效数字化企业为目标,开始大规模的信息化建设。我们采用混合云部署的方式,保证整个基础设施的高可用性,用五年左右的时间,实现了我们核心应用系统,包括HER、CRM、ERP、MES、SRM等系统。

公司业务规模壮大

传统合同管理潜藏风险大

我们从原来一个立足国内的公司,扩展到了一个国际化的公司。在这个过程当中,其实企业面临着很多方面的经营风险。

举个最简单的例子,比方说在合同管理方面,我们现在一年需要签署超过10万份的合同。这里面包括人事合同、销售合同和采购合同。但是之前我们大部分的业务都在线下进行签署,只有一个审批环节放在线上,这其实会给企业带来一些潜在风险。

比方说我们在审批的过程当中,领导可能不会去审核合同里的每一个字:我们很难知道,在审批的这个合同,是不是真正大家确定的版本;最后进行盖章的合同,是不是领导审批完的合同;最后客户寄回来的这份合同,有没有在这个过程当中进行篡改。

引入法大大合同

流程可溯 管理成本可控

非常有幸在2019年年终的时候,我们引入了法大大作为电子合同的合作伙伴。经过一段时间的运用,我们在造纸销售这块的业务合同,90%以上都是通过电子合同的方式来进行。

从合同文本的起草、和客户之间的协商修改、合同版本的确定,到最后的用章,所有的过程全部都在线上,可控可追踪、版本可回溯,最大程度上降低了企业风险。

另外我们每年有10万份合同,打印邮寄以及处理合同的人工都是巨大的成本,把合同搬到线上以后,这部分的成本大幅度降低,从可预期的来看,每年打印合同、邮寄合同的成本,就可以节约超过300万元,这是一个比较可观的效益。

打通全业务数字化链路

电子合同覆盖多场景

在整个销售领域,我们得到了比较好的示范效应,现在正在策划进一步扩大电子合同以及电子印章的应用范围。

我们还会把另一些,包括法人、财务章等这些内容都搬到线上,将来的出库单和发货单,以及一些在业务来往过程当中需要用到印章的部分,全部搬到线上,实现整个业务过程的电子化,所以下一步希望跟法大大在这些方面深入合作,继续拓展这块的业务应用。